7 formas de aprovechar al máximo Microsoft Office 365

Office 365 es posiblemente uno de los mejores paquetes de software que Microsoft haya lanzado. No solo le brinda acceso a algunos de sus programas más populares y probados en el tiempo, como Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Outlook, etc., sino que también brinda acceso a un montón de otras utilidades y servicios asombrosos.

Para aquellos que no lo conocen, Office 365 es la marca que Microsoft usa para una gran cantidad de servicios y suscripciones de software que brindan aplicaciones de productividad y servicios relacionados a sus usuarios. Consiste en algunas aplicaciones muy populares que incluyen aplicaciones de Microsoft Office, espacio de almacenamiento en OneDrive, minutos de Skype, etc. hay aún más beneficios para los usuarios comerciales. Pero si todavía tiene la mentalidad de que “Office = Excel, Powerpoint, Word y Outlook”, déjeme decirle que no está aprovechando al máximo su suscripción a Office 365. En este artículo, enumeraremos algunas formas en las que puede aprovechar al máximo su suscripción a Office 365.

Comprenda el producto y sincronícelo con sus requisitos

Aprovechar al máximo Office 365 primero requiere que comprenda completamente por qué está pagando, porque Office 365 viene en muchas variaciones. Por ejemplo, Office Student y Office Home ofrecen Word, Excel, Powerpoint, OneNote y Outlook, que tienen un costo único. Sin embargo, tenga en cuenta que esto solo se puede usar en un sistema a la vez. Si opta por Office 365 Personal, obtiene acceso a aplicaciones como Publisher y Access, además de las mencionadas anteriormente. Además, también obtiene compatibilidad con Mac para aplicaciones de teléfonos inteligentes y tabletas y 1 Terabyte de almacenamiento en la nube OneDrive. Obtiene aún más funciones en las versiones comerciales de Office 365 (Business, Business Essentials y Business Premium); por lo que es de suma importancia que primero analice detenidamente todas las funciones por las que está pagando.

No olvide las aplicaciones basadas en web

He visto a muchas personas que ignoran por completo la suscripción de OneDrive que obtienen con su suscripción de Office 365. Tenga en cuenta que es una parte muy importante de su plan de suscripción y que debe hacer un uso completo de ella.

OneDrive realiza una copia de seguridad de sus archivos en la nube y le permite acceder a sus archivos en cualquier dispositivo conectado a Internet

Suponga que está en casa de un amigo y necesita editar urgentemente un archivo de Excel en su computadora. Simplemente inicie Office 365 y tendrá acceso a todas las funcionalidades básicas de las aplicaciones en un navegador de Internet. Lo mejor de esto es que no se descarga nada en la computadora que estás usando y todo permanece en la nube, seguro y protegido.

Colabore con varios usuarios en un ecosistema digital

Si usa una suscripción empresarial para su oficina, asegúrese de colaborar con varios usuarios en las aplicaciones que usa en Office 365. Dentro de las aplicaciones web de Office, los miembros de un equipo pueden crear y editar documentos en versiones de Word basadas en la web. y Excel, mientras que otros colaboradores pueden notar estos cambios que tienen lugar en el documento en particular en tiempo real.

Skype con colegas mientras trabaja en un documento

En Office 365, puede chatear por video o Skype con los colaboradores (los que están online al mismo tiempo que usted) de un documento en particular en tiempo real. Simplemente haga clic en el botón ‘Chat’ y estará conectado con las personas que trabajan en ese documento en ese momento. Además, puede continuar hablando con ellos incluso después de dejar ese documento.

No ignore las ‘otras’ aplicaciones

Una captura de pantalla de Microsoft Sway

Hay algunas aplicaciones y funciones que pueden incluirse como funciones adicionales en su plan de suscripción. Por ejemplo, existe una aplicación llamada Microsoft Sway. Esta aplicación le permite crear y compartir informes, presentaciones e historias interactivas muy rápidamente en dispositivos como teléfonos inteligentes y tabletas. Algo notable de esto es que tiene una amplia gama de plantillas interesantes para elegir, que pueden ponerse en funcionamiento sin mucho esfuerzo por parte del usuario. Es básicamente un tipo de aplicación de arrastrar y soltar que hace que toda la experiencia del usuario sea muy fluida. Otra aplicación que definitivamente deberías probar es la aplicación Clutter. Como su nombre lo indica, le permite filtrar los ‘correos electrónicos desordenados’ aprendiendo de sus acciones pasadas.

Planner: otra aplicación dentro de Office 365

Luego está Planner, una herramienta simple de administración y planificación que le permite estructurar un conjunto de elementos en un proyecto, agregar múltiples colaboradores y luego compartir contenido y acceder a herramientas de informes. Asegúrese de revisar estas aplicaciones ‘adicionales’ que vienen con su suscripción.

Consulte el portal de formación

Muchos usuarios no conocen el portal de tutoriales y capacitación de Office 365 al que se puede acceder para obtener información valiosa sobre los diferentes productos del paquete y cómo funcionan. Sería justo decir que el tutorial de formación es en realidad una mina de oro de recursos fáciles de entender y consejos prácticos y muy funcionales. Este es un portal de soporte gratuito; por lo que, además de numerosos artículos y manuales escritos, también encontrará una serie de seminarios web y videos tutoriales.

Recuerde que Office 365 es un paquete de vanguardia que ofrece un montón de funciones que no estaban disponibles en las versiones anteriores de Microsoft Office. Si continúa usándolo de la misma manera que trabajaba con versiones anteriores de Office, se estaría perdiendo una gran cantidad de funciones de Office 365.

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